QOMET und die GoBD

Wer jetzt nach dem Begriff „Buchführung“ das Thema gedanklich abgelegt hat und denkt, es betrifft nur die Fibu, liegt falsch. Das Bundesfinanzministerium schreibt hierzu: „Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 S. 452). Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde.“ 

Fakt ist, dass hiermit alle Dokumente Belegcharakter haben, die am Ende der Kette einen steuerlich verwertbaren Charakter haben. Gehen wir vom klassischen Fall einer Auftrags-rechnung aus, beginnt das mit der Anfrage des Kunden (telefonisch bzw. per E-Mail oder Fax), und geht weiter über das Angebot, die Auftragsbestätigung, über relevante Dokumente der Kalkulation bis hin zu den Stücklisten und eben der Rechnungsstellung. 

Diese Dokumente müssen nicht nur archiviert, sondern es muss vor allem auch dokumentiert werden, wie der Betrieb damit umgeht. Hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel, die lt. GoBD jede Firma für sich selbst erstellen muss. In dieser wird beschrieben, welche Abläufe in der eigenen Firma gelten, wenn es um Dokumente geht. Das reicht vom Post- und E-Mail-Eingang bis hin zur Ablage (Archiv oder Vernichtung). Dabei ist es egal, ob es um Belege in Papierform oder um digitale bzw. digitalisierte Dokumente geht. 

• Es gibt bereits Urteile mit dem Ziel der Beweispflichtumkehr: Der Staat setzt verstärkt darauf, dem Betrieb die Beweispflicht für die Ordnungsmäßigkeit zuzuschieben. Der Prüfer muss also nicht mehr nachweisen, dass Sie einen Fehler gemacht haben, sondern Sie als Firma müssen belegen, dass alles korrekt abgelaufen ist. 
• Kunden berichten schon von direkt abgebrochenen Prüfungen mit gleichzeitig ausgesprochenen Geldstrafen, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist.

Wer jetzt gedanklich schon die nächsten Urlaube streicht, um das alles zu erarbeiten, kann ein wenig aufatmen – wenn die eigene ERP-Lösung umfassende Möglichkeiten anbietet, sauber nach GoBD zu arbeiten. Teilen wir das in drei Gruppen: Verfahrensanweisung, Umgang mit Dokumenten, Festschreibung innerhalb des ERP-Systems:

• Verfahrensanweisung

QOMET-Kunden erhalten auf Anfrage eine Musterdokumentation, um die eigene Verfahrensanweisung zu erstellen, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. Die meisten Kunden müssen sich neu organisieren:

• Arbeiten Sie bisher noch mit viel Papier (und wollen das beibehalten), müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Ihre Ablage Hochwasser- und feuergeschützt ist.
• Der Zugang zu den Dokumenten muss geregelt und geschützt (abschließbar) sein
• Viele Kunden entscheiden sich aufgrund dieser beiden Punkte für eine digitale bzw. digitalisierte Ablage (zur Erklärung: digital: Sie erzeugen und erhalten digital lesbare Dokumente, digitalisiert: Sie scannen ein). 
• Beispiel: Auch die Kontoauszüge gibt es bereits in digitaler Form. Wenn Ihre Verfahrensanweisung das so vorsieht, können Sie natürlich die bisherige Papierform trotzdem beibehalten. Für die GoBD ausschlaggebend ist aber das Verarbeiten der digitalen Belege.
• Fein raus sind Sie, wenn Ihre ERP-Software Wasserzeichen erstellt, um das Dokument eindeutig klassifizieren zu können

    (2) Umgang mit Dokumenten

Einige Grundprinzipien, die die eingesetzte ERP-Lösung erfüllen sollte:

• die wichtigsten eingehenden Dokumente (Prüfbescheinigungen, Rechnungen etc.) werden in der Dokumentenverwaltung automatisch korrekt zugewiesen und können ebenfalls automatisch verifiziert werden (z. B. mit einem Eingangsstempel per Wasserzeichen)
  
• durch die Indizierung von Dokumenten kann jeder Grund der Veränderung eines Dokuments gespeichert werden – und es können keine alten Versionsstände mehr verändert oder gelöscht werden
  
• es wird über zehn Jahre ein Löschprotokoll geführt (nicht nur für Dokumente, sondern für alle gelöschten Einträge), das dem Prüfer zeigt, wer wann und vor allem warum einen Datensatz gelöscht hat (was natürlich auch ohne GoBD interessant ist … ). 

    3) Festschreibung innerhalb des ERP-Systems

Ein heikles Thema. Ab wann wird ein Datensatz festgeschrieben?

• Nach dem Speichern? Wenn der Vorgesetzte dann noch Änderungen an der Formulierung oder am Preis haben möchte, müssten Sie die Kalkulation neu beginnen.
• Nach dem Drucken und dem Erzeugen eines Dokuments? Da gilt das gleiche: Nicht jeder will die Prüfung des Dokuments in der ERP-Lösung vornehmen sondern lieber ein ausgedrucktes Exemplar Korrektur lesen.
• Bei Rechnungen/Zahlungen ist es fast noch am einfachsten: Die Festschreibung erfolgt mit der Übergabe an die Fibu, denn dort muss sie eh festgeschrieben werden.

Berücksichtigt werden muss in diesem Zusammenhang auch das Thema DSGVO. Die „Datenschutzgrundverordnung“ möchte so viel wie möglich an persönlichen Daten löschen, während die GoBD das gleiche Dokument so lange wie möglich aufheben will. Wie lange dürfen Sie die persönliche E-Mail-Adresse Ihres Kunden aufheben, dem Sie immer wieder mal Angebote per E-Mail schicken? Ihr Datenschutzbeauftragter klärt Sie hier auf.

Nachdem viele bis vor einiger Zeit das Thema GoBD als für unsere Branche nicht relevant eingestuft haben, spricht die Praxis inzwischen eine deutlich andere Sprache. Aber: Wer nach ISO 9001 oder EN 1090 zertifiziert ist, hat bereits durch die Erstellung der Handbücher viel Vorarbeit geleistet. Und die eingesetzte ERP-Software sollte dazu beitragen, dass die meisten Anforderungen weitgehend automatisch erfüllt werden, so dass man nicht ständig darüber nachdenken muss, worauf man alles zu achten hat.

Über uns: Die Softwareschmiede Höffl GmbH entwickelt und vertreibt seit Ende der 1980er Jahre ausschließlich Branchenlösungen für den Stahl- und Metallbau. Seit den ersten Kunden 1993 arbeiten mittlerweile täglich über 5.000 Anwender mit unseren Produkten. Wir sind in allen deutschsprachigen Ländern vertreten.

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